Registro electrónico de jornada laboral: lo que toda empresa en México debe saber antes de diciembre de 2026

El 8 de abril de 2026, el Senado mexicano aprobó por unanimidad la reforma a la Ley Federal del Trabajo que hace oficial la jornada de 40 horas semanales. Pero hay un detalle que la mayoría de los directivos y gerentes de RRHH aún no han visto: la misma reforma convierte el registro electrónico de jornada laboral en una obligación patronal explícita, con multas de hasta 586,000 pesos para quienes no cumplan a partir del 1 de enero de 2027.

Si tu empresa aún registra la asistencia con hojas de Excel, un checador de huella desconectado o, peor aún, en papel, este artículo es para ti.

¿Qué dice exactamente la ley?

La reforma al artículo 132 de la LFT establece que todo patrón tiene la obligación de contar con un registro electrónico de la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo el horario de inicio y de conclusión de cada jornada. Esta obligación ya existía de forma implícita en el artículo 804 —que obliga a conservar controles de asistencia y exhibirlos en juicio— pero ahora es explícita, con fecha de entrada en vigor y sanciones definidas.

Los puntos clave de la reforma son tres:

1. Valor probatorio pleno. El contenido del registro electrónico ahora funciona como prueba plena en juicios laborales, siempre que se pueda demostrar que el sistema fue acordado entre trabajador y empleador. Esto significa que el registro deja de ser solo un instrumento de gestión interna para convertirse en tu principal línea de defensa legal.

2. Multas por incumplimiento. La fracción IV Bis del artículo 994 establece multas de 250 a 5,000 veces la UMA —equivalentes a entre 29,327 y 586,550 pesos— para los patrones que no lleven el registro electrónico. Estas sanciones se calculan por trabajador afectado, lo que puede representar un impacto financiero crítico para empresas medianas y grandes.

3. Sin registro, sin defensa. El artículo 805 de la LFT sigue vigente y es demoledor: si el patrón no puede exhibir los documentos del artículo 804, se presumen ciertos los hechos alegados por el trabajador en un juicio. En la práctica, esto significa que sin un registro verificable, cualquier demanda laboral parte con el empleador en desventaja absoluta.

El calendario que tu empresa necesita tener claro

• 3 de marzo de 2026 — Se publica en el DOF la reforma al artículo 123 constitucional que reduce la jornada máxima de 48 a 40 horas.

• 8 de abril de 2026 — El Senado aprueba la reforma secundaria a la LFT con el registro electrónico obligatorio.

• 1 de mayo de 2026 — Entra en vigor la LFT reformada. Inicio del periodo de transición.

• 31 de diciembre de 2026 — Fecha límite para que empresas y trabajadores ajusten sus procesos.

• 1 de enero de 2027 — El registro electrónico es obligatorio con multas activas. La STPS intensifica inspecciones.

• 2027–2030 — Reducción gradual de la jornada máxima: 2 horas menos por año hasta llegar a las 40 horas semanales.

Tienes menos de nueve meses para poner en orden tu sistema.

Por qué un checador de huella ya no es suficiente

Muchas empresas creen que porque ya tienen un checador biométrico están cubiertas. No lo están, y hay razones concretas.

Un checador de huella físico instalado en la entrada de una oficina no resuelve el problema de las empresas con personal distribuido en múltiples ubicaciones: obras de construcción, puntos de venta, propiedades bajo administración, rutas de logística o instalaciones de clientes. Si tu personal no pasa por una entrada física común, el checador no sirve.

Además, los sistemas biométricos tradicionales no generan los reportes digitales verificables, con registro de geolocalización y trazabilidad de identidad, que la STPS pedirá durante las inspecciones reforzadas que comenzarán en 2027. Un archivo de Excel con los datos exportados del checador no constituye un "registro electrónico" en el sentido que establece la reforma.

Lo que la ley requiere es un sistema que registre cada jornada de forma electrónica, que valide la identidad del trabajador, que almacene la información de manera auditable y que pueda entregarse a la autoridad cuando lo solicite.

Qué debe tener un sistema de registro electrónico para cumplir con la reforma

No cualquier aplicación de checador cumple. Para estar verdaderamente blindado ante una inspección de la STPS o una demanda laboral, el sistema debe cubrir al menos estos cinco puntos:

Verificación de identidad. El registro debe poder demostrar que fue el trabajador quien registró, no un compañero marcando por él. Los sistemas con reconocimiento facial y detección de vida —que verifican que hay una persona real frente a la cámara y no una foto— son el estándar más robusto disponible hoy.

Geolocalización. El sistema debe poder acreditar que el registro se realizó desde el lugar de trabajo correspondiente. Las geocercas —polígonos digitales que delimitan el área donde el registro es válido— son el mecanismo más efectivo para esto.

Registro de horarios completo. No basta con marcar entrada. El sistema debe registrar inicio de jornada, descansos, registros intermedios y fin de jornada, tal como lo establece el artículo 132 de la LFT reformado.

Gestión de incidencias. Horas extra, faltas, permisos, vacaciones, incapacidades y días festivos deben estar integrados en el mismo sistema para que la información sea coherente con la nómina.

Reportes descargables y auditables. La información debe poder exportarse de forma estructurada para presentarla ante la STPS o en un juicio laboral.

El costo real de no actuar antes de diciembre

Vale la pena hacer el cálculo. Si tu empresa tiene 200 empleados y no implementa el registro electrónico antes de enero de 2027, la multa mínima por incumplimiento (250 UMAs por trabajador) equivale a aproximadamente 5.8 millones de pesos. La máxima supera los 117 millones.

Eso sin contar el costo de las demandas laborales que se vuelven casi imposibles de ganar sin registros verificables, ni el costo operativo de los errores de nómina que un mal control de asistencia genera mes a mes.

El costo de implementar un sistema digital de control de asistencias es, en comparación, marginal. Un sistema como Facepass para una empresa de 200 personas cuesta aproximadamente 15,000 pesos al mes —menos del 0.003% del pasivo legal que representa no cumplir.

Cómo preparar a tu empresa en los próximos meses

El proceso no es complicado si se hace con orden. Estos son los pasos que recomendamos:

Julio–agosto: Levantamiento de requerimientos. Mapear todos los lugares de trabajo, los tipos de horario que existen en la empresa, las reglas de negocio (tolerancias, tiempos de descanso, tipos de incidencias) y el proceso actual de cálculo de nómina.

Septiembre–octubre: Selección e implementación del sistema. Configurar la plataforma, crear las geocercas de cada sitio, cargar la base de empleados y capacitar a los usuarios clave.

Noviembre: Prueba piloto con un grupo reducido para verificar que los registros son correctos, los reportes cuadran con la nómina y los empleados saben usar la app.

Diciembre: Arranque formal en toda la empresa. Para el 31 de diciembre, el sistema debe estar operando de manera rutinaria en todos los lugares de trabajo.

Facepass: diseñado exactamente para este momento

Facepass es la plataforma de control de asistencias e incidencias de Facepass, desarrollada por AmpleMax para empresas mexicanas con personal distribuido. Combina reconocimiento facial con detección de vida (tecnología FaceTec, nivel bancario), geolocalización por geocercas y gestión automatizada de incidencias en una sola plataforma: app Android para los empleados y portal web para RRHH y supervisores.

Nuestros clientes incluyen una constructora con más de 1,500 empleados operando en más de 30 obras en México y LATAM, y una empresa de desarrollo inmobiliario con 150 personas en 20 propiedades bajo distintos esquemas de horario. En ambos casos, Facepass resolvió tanto el control operativo como el cumplimiento legal.

La implementación toma entre 2 y 6 semanas dependiendo del tamaño y complejidad de la empresa. Los planes van desde $2,000 pesos al mes para empresas de hasta 900+ usuarios.

El momento de actuar es ahora

La reforma ya es ley. El reloj ya corre. Las empresas que comiencen su proceso de implementación hoy tendrán tiempo de sobra para hacer las cosas bien: levantamiento, configuración, piloto y arranque antes de que enero llegue con multas.

Las que esperen hasta noviembre o diciembre lo harán bajo presión, con menos margen para ajustes y con el riesgo de no estar listas a tiempo.

Si quieres saber cómo aplicaría Facepass a tu empresa específicamente —cuántos usuarios, qué configuraciones, cuánto costaría y cuánto tiempo tomaría— agenda una demostración gratuita de 30 minutos. Te mostramos la plataforma en funcionamiento real y te decimos exactamente qué necesitas.