¿Cuándo conviene software a la medida y cuándo elegir SaaS? Un marco de decisión en 10 preguntas (con score rápido)

Por qué esta decisión importa

La tecnología no es solo “herramientas”; define cómo vendes, operas y cobras. Elegir mal puede generar lock-in, procesos parchados y costos escondidos. Elegir bien acelera tu time-to-value, protege márgenes y alinea equipos.

El marco de decisión: 10 preguntas (con guía de lectura)

Asigna 0 = favorece SaaS, 1 = depende / híbrido, 2 = favorece a la medida. Suma al final y revisa la interpretación.

1. ¿Tu proceso clave te diferencia en el mercado?

   • Si tu proceso es estándar → 0

   • Si hay pasos únicos que te dan ventaja → 2
     Señal: A medida captura diferenciadores sin forzarlos a “como funciona el SaaS”.

2. ¿Puedes adaptar tu operación al proceso “default” de un SaaS sin perder valor?

   • Sí, con cambios menores → 0

   • No, el SaaS te obligaría a cambiar lo que te hace competitivo → 2
     Señal: Si el proceso define tu margen, no lo sacrifiques por encajar.

3. ¿Cuántas integraciones críticas necesitas (ERP, POS, portales, finanzas, legado)?

   • 0–2 integraciones estándar → 0–1

   • 3+ integraciones complejas o poco comunes → 2
     Señal: A la medida da control de orquestación y data pipelines.

4. ¿Tienes requisitos fuertes de compliance, privacidad o residencia de datos?

   • Requisitos comunes, cubiertos por el SaaS → 0–1

   • Requisitos estrictos (sector, gobierno, residencia, auditoría) → 2

5. ¿Tus procesos cambian con frecuencia (mensual/trimestral)?

   • Cambios esporádicos → 0–1

   • Iteración constante o experimentación → 2
     Señal: A medida permite evolucionar rápido sin esperar el roadmap de terceros.

6. ¿La complejidad de permisos/roles es alta (múltiples jerarquías, contratistas, terceros)?

   • Roles simples → 0–1

   • Matrices complejas, multi-empresa, terceros → 2

7. ¿Qué tan crítico es el time-to-value?

   • Necesito operar en semanas → 0 (SaaS listo)

   • Puedo iterar 8–16 semanas para clavar el fit → 1–2

8. ¿Prefieres OPEX predecible o CAPEX con activo propio?

   • OPEX mensual bajo y predecible → 0 (SaaS)

   • CAPEX/mixto para construir un activo estratégico → 1–2

9. ¿La portabilidad y propiedad del dato es estratégica?

   • Exportar informes básicos me basta → 0–1

   • Necesito modelo de datos propio, ETL/ELT, auditoría granular → 2

10. ¿Tu tolerancia al vendor lock-in es baja?

    • Alta tolerancia (el SaaS cubre 80% de necesidades) → 0

    • Baja tolerancia; requiero control del roadmap → 2

Cómo interpretar la suma

• 0–8 puntos → SaaS: ve por adopción rápida.

• 9–14 puntos → Híbrido: combina SaaS especializado con módulos/integraciones a la medida.

• 15–20 puntos → A la medida: tu operación exige control total del proceso y del dato.

Tip AmpleMax: El 70% de nuestros clientes termina en modelo híbrido: por ejemplo, Facepass (SaaS de asistencia biométrica) + integración a nómina propia; Btracker (checklists con GPS) + reportes a medida; Habitrack (postventa inmobiliaria) + flujos personalizados por contratista; SalesMind (BI de Sell-In/Out y Cobranza) + conectores a ERP/portales.

TCO (Costo Total de Propiedad): qué costos comparar (horizonte 24–36 meses)

SaaS (típicos):

• Licencias por usuario/sitio/módulo

• Onboarding/parametrización

• Límites de API/exports y “add-ons”

• Cambios solicitados (si proceden)

• Costos por integración (iPaaS o conectores)

• Entrenamiento y change management

A la medida (típicos):

• Descubrimiento/UX, arquitectura y desarrollo

• Infraestructura (cloud, seguridad, backups, monitoreo)

• QA automatizado, CI/CD y observabilidad

• Mantenimiento evolutivo y correctivo

• Integraciones (APIs, ETL/ELT, webhooks)

• Documentación, handoff y soporte

Costos ocultos a vigilar:

• SaaS: límites de uso, features “enterprise”, dependencia del roadmap, costo de salida (migrar datos/procesos).

• A la medida: scope creep, mala gobernanza de cambios, deuda técnica.

Riesgos y cómo mitigarlos

• Lock-in (SaaS): exige cláusulas de portabilidad de datos, exports completos, y acceso API. Define un plan de salida desde el día 1.

• Entrega y calidad (a la medida): usa fases y MVP, backlog claro, criterios de aceptación, demo quincenal, pruebas automatizadas y métricas de salud (incidencias, lead time).

• Seguridad y compliance (ambos): IAM robusto, cifrado, auditoría, segregación de ambientes, pruebas de penetración, auditorías periódicas.

Tres escenarios típicos (con soluciones AmpleMax)

1. Construcción con personal distribuido

   • Necesidad: control de asistencia e incidencias, prenómina y timbrado.

   • Recomendación: Facepass (SaaS) + integración a nómina y políticas de empresa a la medida (cálculo de horas extra, multisitio, reglas por obra).

   • Resultado esperado: menos errores de nómina, evidencia sólida para auditoría y menor absentismo.

2. Desarrolladora inmobiliaria y postventa

   • Necesidad: inspecciones pre-entrega, trazabilidad de vicios ocultos, gestión con contratistas.

   • Recomendación: Habitrack (SaaS) + flujos personalizados por tipología de unidad y reportes a la medida para dirección y jurídico.

   • Resultado esperado: reducción de tiempos de respuesta y mejor NPS.

3. CPG/Retail moderno

   • Necesidad: visibilidad unificada de Sell Out, Sell In y Cobranza con alertas accionables.

   • Recomendación: SalesMind (SaaS) + conectores a ERP y portales + tableros a la medida para finanzas/operaciones.

   • Resultado esperado: decisiones semanales basadas en una única fuente de verdad y menor DSO.

Roadmap recomendado (modelo híbrido)

1. Fase 0–4 semanas: Descubrimiento y quick wins

   • Mapa de procesos, definición de KPIs, riesgos y éxito.

   • Probar 1–2 SaaS clave (PoC) y evaluar integraciones.

2. Fase 2–3 meses: MVP operativo

   • Implementar el SaaS elegido + 1–2 integraciones críticas.

   • Módulo a la medida mínimo para cubrir el gap principal.

   • Entrenamiento y medición de adopción.

3. Fase 4–12 meses: Escalamiento

   • Automatizaciones, más integraciones, hardening de seguridad.

   • Tableros ejecutivos (BI) y ajustes de proceso.

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Cuéntanos tu proceso, integraciones y KPIs. Te diremos si conviene SaaS, A medida o Híbrido, estimaremos el TCO a 36 meses y definiremos próximos pasos.